Primăria Municipiului Iaşi a continuat, intensificat şi perfecționat o serie de mijloace de primire de solicitări și eliberare de documente administrative prin mijloace electronice în condițiile de izolare, restricții de circulație și distanțare sociale luate în starea de urgență generată de pandemia COVID-19. Una dintre aceste modalități este disponibilă prin intermediul platformei Ghișeul Online, în cadrul unui proiect implementat de municipalitate în colaborare cu Sobis Solutions.
Iată pașii necesari pentru a depune și obține documente prin mijloace online:
- Cum se depune o solicitare
- a) Pentru a depune o solicitare online, accesați site-ul Primăriei Municipiului Iași, primaria-iasi.ro, Secțiunea Acte necesare (stânga sus).
- b) Verificați în secțiunea menționată dacă aveți pregătite în format electronic toate actele solicitate.
- c) Accesați Secțiunea Ghișeul Online de pe site-ul Primăriei Municipiului Iași (sau direct: https://servicii.ghiseulonline.ro/dm_depuneri_online/forms.nsf?Open&c=144788297A19012E4225784E002A30A6)
- d) Completați datele solicitate prin formular.
- e) Selectați valorile corespunzătoare din liste și completați câmpurile obligatorii.
Validarea identității se va face de către operatori umani, pe baza imaginii transmise de dumneavoastră prin acest formular. De aceea este recomandat ca imaginea să conțină, alături de fața persoanei care depune solicitarea, și documentul său de identitate, cu înscrisurile vizibile. Imaginea trebuie să fie clară, lizibilă în fiecare detaliu, fără nicio încețoșare. Documentele care însoțesc solicitarea dumneavoastră pot fi atașate în secțiunea „Documente justificative”. Este recomandat ca acestea să fie în format .pdf, având semnătură electronică calificată și să nu depășească dimensiunea maximă de 10 MB fiecare.
- f) Ultimul pas necesar înainte de finalizarea depunerii este luarea la cunoștință și bifarea căsuțelor care reprezintă acceptul cu privire la termenii de utilizare și procesarea datelor cu caracter personal furnizate de dumneavoastră.
- g) La final apăsați pe butonul Depune solicitare (la depunerea cu succes apare o fereastră de confirmare).
- Email-ul de confirmare a depunerii
- a) Confirmarea depunerii solicitării o veți primi sub formă de email la adresa specificată de dumneavoastră.
Sistemul transmite mesaje în următoarele situații:
– după înregistrarea solicitării în registrul de intrări/ieșiri al instituției;
– după emiterea răspunsului către dumneavoastră.
Accesând link-urile primite, puteți consulta oricând starea solicitării depuse, respectiv a răspunsului primit.
- Interfața de consultare
Emailul de confirmare a depunerii online conține un link care va permite aflarea, în orice moment, a stării în care se află solicitarea dumneavoastră:
– PRELUAT: solicitarea este preluată în sistem, urmează să fie validată de un operator uman și înregistrată în registrul general;
– ÎN OPERARE: solicitarea este analizată și transmisă pe fluxul intern din instituție;
– REZOLVATĂ: a fost întocmit și transmis către dumneavoastră (prin poșta electronică) un fișier semnat electronic ce reprezintă răspunsul instituției;
– ANULAT: solicitările care conțin teste sau un limbaj injurios sunt anulate.
Consultarea stării unei solicitări se poate face și de pe site-ul Primăriei Municipiului Iași, accesând secțiunea Ghișeul online – Consultare, utilizând codul unic atribuit solicitării dumneavoastră.
Despre Ghișeul Online
Proiectul este realizat împreună cu Sobis Solutions. Firma asigură mentenanța sistemului de management al documentelor și pune la dispoziția municipalității, cu titlu gratuit, în perioada stării de urgență și trei luni după perioada stării de urgență, platforma Ghișeul Online, un instrument securizat modern care digitalizează serviciile oferite de instituție.
Avantajele Ghișeului Online:
- permite depunerea electronică a oricărui tip de solicitare, de pe orice dispozitive (mobil, tabletă, desktop);
- oferă instrumente moderne de securizare a serviciului electronic;
- este integrată 100% cu sistemul de gestiune electronică a documentelor existent în instituție;
- funcționalitățile prezente respectă prevederile Ordonanței de Urgență a Guvernului 38/2020.
Potrivit reprezentanţilor municipalităţii, prin utilizarea acestei soluții se ușurează mult munca depusă pentru introducerea datelor de la solicitările primite prin email și se reduc timpii de răspuns. Soluția poate fi utilizată pentru toate tipurile de documente emise de municipalitate: certificate de urbanism, autorizații construire/desființare, prelungire autorizații construire/desființare, date de autentificare pentru plata taxelor și impozitelor locale, prelungire autorizații de funcționare, eliberări de adeverințe de venituri, certificate de atestare fiscală, declarare bunuri dobândite și/sau înstrăinate etc.
